ทักษะผู้ตรวจประเมินภายนอก
- รายละเอียด
- ฮิต: 7079
การตรวจแบบ second party มีบางสิ่งบางอย่าง ที่ต้องการลักษณะการตรวจ วิธีการคิด มุมมอง ที่แตกต่าง จากการตรวจติดตามภายในอยู่มาก นอกจากวัตถุประสงค์การตรวจที่แตกต่างกันแล้ว
1. เป็นเสมือนผู้ให้auditee เรียนรู้โดยตัวเองไม่รู้เนื้อหา
- เป็นผู้ให้กำลังใจไปชี้แนะวิธีการหาคำตอบแต่ไม่ใช่การให้คำตอบหรือวิธีการในการทำงาน ไปช่วยทำให้เขาเห็นมุมมองใหม่ๆในการปรับปรุงงาน ลดต้นทุน
- ผู้ตรวจประเมินเป็นผู้ที่ใช้สามัญสำนึกในการดูปัญหาในมุมมองที่แตกต่างออกไป กระตุ้นให้องค์กรเกิดความคิดใหม่ๆ
- ใช้คำถามเชิงบวก โดยไม่ลงในรายละเอียดของปัญหานั้นๆ เพื่อให้เขาสามารถหาข้อมูลเพิ่มเพื่อปรับปรุงองค์เขาได้เอง
- ต้องไม่ใช้คำถามที่มีลักษณะกล่าวโทษหน่วย งาน หรือเปรียบเทียบระหว่างหน่วยงาน แต่จะถามหากระบวนการในการค้นหาปัญหาหรือความผิดพลาด การรายงานหรือการจัดการกับปัญหา
- เมื่อพบว่าผลของงานยังห่างไกลจากเป้า หมายแต่มีแผนดำเนินการอยู่แล้ว ผู้ตรวจต้องกระตุ้นให้ดำเนิการตามแผนที่วางไว้หรือประเมินว่ามีวิธีการที่ดี กว่านี้หรือไม่
- เป็นนักฟัง จงรู้จักฟัง ต้องเป็นผู้ฟังที่ดี ฝึกที่จะฟังโดยไม่รีบสรุปความหรือตัดสินความตามข้อมูลผิวๆที่ได้รับ ต้องสนใจในสิ่งที่ซ่อนแฝงเร้นจากสิ่งที่ผู้ตอบคำถามให้ข้อมูล
2. ทิ้งภูมิหลังความชำนาญเฉพาะสาขาให้หมด
- ผู้ตรวจที่มีความชำนาญในส่วนงานนั้นๆ มักจะคิดว่าตนเองมีความรู้ในเรื่องนั้นดีที่สุด เมื่อพบปัญหามักจะคิดว่าวิธีการแก้ปัญหาของตนดีที่สุด สิ่งที่องค์กรปฏิบัติเป็นสิ่งที่ไม่เข้าท่า โดยลืมนึกไปว่าอาจมีวิธีการที่ดีกว่า หรือในสถานการณ์ที่แตกต่างไปนั้นวิธีการที่ตนคิดว่าดีอาจไม่ได้ผล
- ผู้ตรวจต้องทำตนเป็นผู้ที่ไม่รู้อะไรเลย ในเทคนิคการทำงานนั้นๆ เข้าไปตั้งคำถามเพื่อกระตุ้นให้ผู้ทำงานได้ทบทวนว่าสิ่งที่กระทำอยู่นั้นดี พอหรือยัง จะมีวิธีการที่ดีกว่าหรือไม่
- จงเตรียมตัวที่จะไปเรียนรู้จากหน่วยงาน ที่ตนเข้าไปตรวจ โดยมุ่งหวังว่าอาจได้เรียนรู้วิธีการทำงานที่ดีกว่าที่ผู้ตรวจมีประสบการณ์ อยู่ ผู้ตรวจต้องไม่สอนวิธีการให้แก้ผู้ถูกตรวจ แต่จะให้แนวทางในการพิจารณาวิธีการในการแก้ปัญหารอบด้าน
3. ทิ้งความสนใจเฉพาะตัวไว้เบื้องหลัง
- ด้วยประสบการณ์ทำงานทำให้ผู้ตรวจมีความสน ใจเแฉพาะเรื่อง ทำให้เป็นการตรวจประเมินเชิงเทคนิคหรือวิชาชีพ ทำให้แนวทางการตั้งคำถามของตนมิได้ให้ประโยชน์ในการทบทวนและพัฒนาองค์กร แต่จะทำให้เกิดความรู้สึกว่าถูกตรวจสอบ หรือถูกล้วงลูก
- ต้องไม่ทำให้องค์กรนั้นเกิดความสับสนว่า อะไรคือหัวใจของการประเมินหรือวัดถุประสงค์ของมาตรฐานที่กำลังทำการตรวจประเมิน
4. ยึดมาตรฐานขององค์กรในการตรวจประเมิน
- ทุกคำถามที่ใช้ในการตรวจประเมินควรต้องเชื่อมโยงกลับมาหาข้อกำหนดต่างๆ นโยบาย วัตถุประสงค์ ขององค์กร
5. อย่าก้าวก่ายหน้าที่ของผู้บริหาร
- เรื่องบางเรื่องเป็นเรื่องที่ผู้บริหารมี หน้าที่ในการตัดสินใจ และหาคำตอบด้วยตัวเองที่ซึ่งอาจมีวิธีทีหลากหลาย ท่านไม่ควรสรุปหนทางในการปฏิบัติงานให้กับผู้บริหารหรือผู้ที่ทำงานในส่วน นั้นๆ
- ผู้ตรวจควรพยายามที่จะศึกษาระบบการทำงาน ขององค์กร เพื่อชี้ให้เห็นถึงจุดอ่อน จุดแข็ง ของระบบที่เป็นอยู่อย่างนุ่มนวล เกิดความอยากในการนำจุดแข็งไปใช้กับเรื่องอื่นๆ เกิดความอยากในการปรับปรุงส่วนที่เป็นจุดอ่อน
- ประเด็นที่สำคัญของผู้บริหารคือการมีระบบ ที่ไม่สามารถพิสูจน์กับตนเอง หรือแสดงให้ผู้อื่นเห็นว่าองค์กรมีระบบนั้นๆอยู่และระบบนี้นทำงานได้ดี ไม่มีหลักฐานว่าได้มีการปฏิบัติตามที่เล่าให้ฟัง
6. ใช้คำถามรวบยอดในการตั้งประเด็น
- เช่นหากองค์กรมีวัตถุประสงค์ของกระบวนการ หรือนโยบายองค์กร ในด้านการพัฒนาความรู้ความสามารถของพนักงาน ผู้ตรวจประเมินอาจตั้งคำถามว่าในกรณีที่มีสินค้าตีคืนทางองค์กรจะนำสิ่งที่ ได้เรียนรู้จากข้อร้องเรียน มาอบรมพนักงานอย่างไร
- จงพยายามทำความเข้าใจว่าองค์กรเน้นความ สำคัญในเรื่องอะไร ภาพรวมขององค์กร ข้อกำหนดของลูกค้า ก่อนทำการตรวจประเมินเพื่อการค้นหาประเด็นเจาะลึก
7. อย่ากร่าง อย่าคิดว่าตัวเองเก่ง อย่าอวดเก่ง อย่าหัดเป็นนักวิจารณ์ อย่าสรุปความคิดโดยปราศจากหลักฐาน อย่าเป็นหมอดู
- เพราะผู้รับการตรวจประเมิน มิได้อยากฟังคำวิจารณ์จากนักวิจารณ์ ไม่อยากดูดวงแต่เขาต้องการผู้ตรวจประเมินมืออาชีพ ไม่ใช่จากนักตำหนิ หมอดูหรือ .....
