การ feedback CARs ให้ได้ผล
- รายละเอียด
- ฮิต: 5252
ผู้ถูกตรวจประเมินมักจะเครียด เหนื่อยล้า ก่อนการประชุมปิดเสมอ การนำเสนอผลการตรวจประเมินต้องใส่ใจ และ ต้องใช้ฝีมือในการสื่อสารเป็นอย่างยิ่ง หลายๆครั้งคุณคิดว่าคุณชี้แจงเขาดี คิดว่าเขาเข้าใจ แต่จริงๆหาใช่เป็นเช่นนั้นไม่ การบกพร่องเรื่องนี้ ทำให้สิ่งที่ต้องได้รับการแก้ไข สิ่งที่ต้องทำหลังจากการตรวจประเมินไม่ได้รับการนำไปปฏิบัติ จากความบกพร่้องในสื่อสารของผู้ตรวจประเมิน ซึ่งส่งผลกระทบต่อกระบวนการตรวจประเมินเป็นอย่างยิ่ง
การนำเสนอระหว่างการประชุมปิด ต้องไม่ใช่การบรรยาย ต้องไม่ใช่การสอนข้อกำหนด ISO ในเวลานั้น เพราะน้อยคนนักที่จะมีสมาธิฟังคุณ น้อยคนนักจะสามารถนึกถึง จดจำข้อมูลที่เป็นคำพูดของการบรรยายของคุณ เวลานั้นหูอื้อ สมาธิดูเหมือนจะหายไปหมด
เอาแค่เพียงการอบรมโดยทั่วไป คนมักนึกเนื้อหาที่ฟังบรรยายไม่ออก แต่จะจำบรรยากาศของการสัมมนา ท่าทางท่วงท่าของผู้บรรยายเป็นอย่างดีเสมอ ด้วยเหตุผลนี้หากผู้ตรวจประเมินคิดจะเล็คเชอร์ระหว่างการประชิมปิดผู้ตรวจนั้นจะไม่ค่อยฉลาดซักเท่าไหร่ แต่หลายๆคนมักอวดฉลาดในเรื่องนี้ (ทั้งนี้อาจเนื่องจากบอกไม่ได้ว่า ประเด็นที่ตรวจพบเจอ หากแก้ตามนั้นแล้วจะส่งผลดีต่อองค์กรอย่างไร หรือไม่รู้จะหาเหตุผลสนับสนุนอย่างไร)
คนจะจดจำ ทำความเข้าใจกับ จากภาพที่เขาเห็น มากกว่าคำพูดที่ได้ยิน การสื่อสารที่ดีจึงต้องประกอบด้วยเทคนิคการนำเสนอที่ถูกต้อง (คุณมักนึกเห็นภาพแฟนขี้บ่นที่บ้านของคุณ มากกว่าคำบ่น ว่าไหม ^___^ )
ทักษะในการนำเสนอผลลัพธ์
การทำให้คนรับฟังให้เห็นภาพได้อย่างชัดเจน รู้ว่าต้องทำอะไร ความสามารถในการแสดงผลลัพธ์ ของเรื่องราวที่ไม่ค่อยชัดเจนหรือเข้าใจยาก ให้ ออกมาในลักษณะที่ผู้อื่นสามารถทำความเข้าใจได้ทันที เป็นทักษะที่จำเป็นของผู้ตรวจประเมิน ในการเสนอผลของการตรวจประเมิน เป็นทักษะในการนำเสนอผลลัพธ์ ทักษะในการนำเสนอต้องถึงกับทำให้ผู้ถูกตรวจบอกว่า อ้อ เป็นอย่างนี้นี่เอง
ความคิด หรือเรื่องบางเรื่อง ถ่ายทอดมาเป็นคำพูดได้ยากอยู่แล้วโดยธรรมชาติ ดังนั้นต้องใส่ใจในการถ่ายทอดความคิดหรือข้อมูลให้ได้ผล จนทำให้คนเริ่มเข้าใจในสิ่งที่เราต้องการสื่อ ประเด็นที่เรากำลังบอก สิ่งที่เขาควรกระทำ
จากสถิติ คนจะจดจำ ประทับใจ จาก
- เนื้อหาของคำพูด : 7%
- วิธีการพูด น้ำเสียง ความดัง ความเร็ว : 38%
- ภาษากาย ท่าทางประกอบการพูด สีหน้า : 55 %
จะเห็นว่า เนื้อหาของคำพูด เป็นสิ่งที่เราเข้าใจว่าสำคัญ กลับมีผลต่อความเข้าใจน้อยกว่าที่คิด ยิ่งตอนเบลอๆมึนๆ ขณะทำการประชุมปิด ผู้ที่เข้าใจว่าตัวเองอธิบายบอกกล่าว CARs ได้ดีอยู่แล้ว ได้โปรดคิดไตร่ตรองใหม่
เป้าหมายของการนำเสนอ CARs คือ ต้องให้คนฟังสนใจและเข้าใจ
การสื่อให้คนธรรมดายากกว่าสื่อให้พวกผู้ตรวจประเมินด้วยกันฟัง ประเด็นคือเรากำลังสื่อกับผู้บริหาร กับพนักงานฟัง ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญหรือนักวิชาการ ISOฟัง หากท่านสามารถพูดให้คนที่ไม่รู้ฟังแล้วเข้าใจแจ่มแจ้งได้ เขาจะรู้สึกถึงบุญคุณที่ทำให้เขาได้เรียนรู้
การพูดให้คนรู้เรื่อง ต้องรุ้จัก Introduction ให้ดีก่อน บอกความเป็นมา และความสำคัญของสิ่งที่เรากำลังบอก ให้เห็นว่าประเด็นที่กำลังบอกกล่าวน่าสนใจ สำคัญสำหรับผู้ฟัง คุณไม่สามารถบอกอะไรใคร ที่เขาไม่ฟังหรอก
ข้อควรคิดในการ Feed Back ผลการตรวจประเมิน (รวมถึง CARs)
- การ feed back ต้องเป็นการให้ข้อมูล ประเด็น/พฤติกรรมที่คุณเห็น ให้คำแนะนำ เพื่อปรับปรุงพฤติกรรมเพื่อให้มีการทำในสิ่งที่ดีขึ้น
- การ Feed back ต้องเน้นถึง ประเด็นที่มีปัญหา พฤติกรรมที่ต้องการเปลี่ยนแปลง
- ต้องตรงประเด็นไม่เยิ่นเย้อ จริงใจ อยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง
- ต้องชัดเจนว่าเพราะเหตุใดคุณถึงให้ Feed Back นั้นๆ
- การ feed back ต้อง มีความเหมาะสมทั้งคำพูด น้ำเสียง ท่าทาง เพราะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจ ต้องใคร่ครวญตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่มีอยู่ในมือ และใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมกับการให้ feed back นั้นๆ
- การ Feed back ต้องเน้นที่อนาคต และสิ่งที่เรียกว่าติเพื่อก่อ ไม่ ได้แค่บอกว่าสิ่งใดควรปรับปรุง แต่ครอบคลุมไปถึงการที่คุณได้บอกแก่ผู้ที่คุณทำการ feed back ว่าต้องการให้ทำอย่างไรต่อไป การบอกว่าสิ่งที่ต้องทำอย่างไรต่อไป เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ เพราะเป็นการเน้นเรื่องอนาคต
- นอกจากคุณแจ้งว่าคุณต้องการให้ทำอย่างไรต่อไปแล้ว คุณต้องรับฟังว่าเขามีความเข้าใจในสิ่งที่คุณบอกอย่างไรบ้าง
หัวใจของการ feed back
การ feed back ของคุณจะล้มเหลว หาก
- คุณไม่อธิบายหรือเน้นย้ำว่าสิ่งที่คุณกำลัง feed back สำคัญต่อองค์กรเขาอย่างไร
- คุณ ยกหลายๆประเด็นมาพูด ในเวลาเดียวกัน เลยไม่รู้มุ่งประเด็นไหน
- คุณ ไม่คิดอย่างถี่ถ้วน ในเหตุผลที่ยกขึ้นมาเป็นประเด็น
- คุณ เน้นหรือตอกย้ำในรายละเอียดที่ไม่สำคัญมากเกินไป
- คุณเน้นสิ่งที่เกิดขึ้น มากกว่าเน้นที่สิ่งที่ควรทำต่อไป
- คุณไม่ได้ตรวจสอบว่า ผู้ที่คุณกำลัง Feed Back นั้นเข้าใจประเด็นของคุณอย่างแท้จริง
เทคนิคการนำเสนอ / Feed back
เนื่องจากภาษากาย สีหน้า วิธีพูด น้ำเสียง มีผลต่อการสื่อสารและจดจำ เทคนิคการนำเสนอจึงเป็นสิ่งที่คุณต้องใส่ใจ
- คนพูดเร็ว ต้องพูดให้ช้าลง เขาฟังคุณไม่ทันหรอก มากกว่านั้นคุณกำลังพูดในสิ่งที่เขาไม่เข้าใจ ไม่คุ้นเคย เลยพาลไม่อยากฟัง
- เริ่มต้นต้องพูดช้าๆ เพราะคนเพิ่งเริ่มฟัง จึงอาจไม่เข้าใจ และควรลำดับคำพูดให้ดี
- คนพูดที่เอาแต่ก้มหน้า น่าเบื่อ ไม่มีนักข่าว TV คนไหนที่ก้มหน้าก้มตาอ่านแต่ข่าว ต้องมีการสบตามีการเล่าเรื่องผสมคุย
- อย่าให้เสี่ยงหาย พร้อมการก้มหน้า เพราะแบบนี้ทำให้เห็นว่าคุณไม่มั่นใจ ไม่ค่อยรู้เรื่องที่กำลังพูด ไม่น่าฟัง
- การใช้โทนต่ำและระดับคงที่น่าเบื่อ ง่วงนอน เหมือนคนกำลังเซ็ง ขาดความกระตือรือร้น
- สุ่มเสียงต้องสะท้อนความมั่นใจของเรา
- ต้องรู้จักเน้นคำ ตรงไหนสำคัญ ต้องพูดช้าๆเน้นๆ ใช้สายตาที่แน่วแน่ ทำการเปลี่ยนโทนเสียง จังหวะการพูด เมื่อถึงจุดสำคัญที่ต้องการสื่อ
คมความคิด
เีคยมีคนพูดว่า " เมื่อคุณพูด คนจะฟัง เมื่อคุณทำ คนจะเชื่อ "
ก่อนจะำไปกันถึงเรื่อง การทำให้คนเชื่อ
คุณต้อง " ทำให้คนฟัง เมื่อคุณพูด " เสียก่อน
การพูดไม่ยากครับ
แต่การทำให้ คนฟังคุณ
เข้าใจ ในสิ่งที่คุณพูด
รู้ในสิ่งที่คุณ ต้องการสื่อ
ไม่ง่ายอย่างที่คุณคิด หรอกครับ !!
