outsource ต่างจาก Supplier อย่างไร
- รายละเอียด
- ฮิต: 31809
outsource ต่างจาก Supplier อย่างไร
Supplier - นั้นเรามักใช้เรียกผู้ส่งมอบวัตถุดิบให้แก่เราหรืออาจส่งเป็น products มาให้องค์กรขายต่อ ในกรณีซื้อมาขายไป โดยที่ Supplier จะมีวิธีการทำงานเป็นของตนเอง จัดหาวัตถุดิบเอง โดยมีความเป็นอิสระสูงที่ยากต่อการควบคุม Outsource - เป็นผู้รับคำสั่งซื้อจากเรา เราอาจต้องส่งวัตถุดิบรวมถึงเครื่องมือ และทำการตัดตอนกระบวนการเดียวหรือหลายกระบวนการออกไปให้ ภายนอก ทำการผลิต/บริการ แล้วป้อนกลับเข้ามาในกระบวนการของเราอีกครั้งหนึ่ง (อาจจะเป็น products เลยก็ได้) เราจึงต้องทำการ ควบคุม ดูแล ตรวจสอบ เสมือนหนึ่งว่าเป็นงาน เป็นผลผลิตที่ผลิตโดยเราเอง
การควบคุม Outsourceไม่ควรทำการควบคุมโดยใช้เพียงตรวจรับอย่างเดียว เราควรมีการควบคุมการปฏิบัติอื่นๆ ไม่ว่าทำการถ่ายทอดเทคนิค กำหนดเอกสารร่วมกัน การมีส่วนร่วมในการพัฒนา ปรับปรุง อนุมัติวิธีการต่างๆ จัดการฝึกอบรมให้ มีส่วนร่วมในการควบคุมงานอย่างใกล้ชิด ร่วมแก้ปัญหางาน รวมถึงการ ติดตามผลงานอย่างใกล้ชิด เป็นระยะๆ
ไม่ว่าอย่างไร ไม่ว่่าเราจะเรียกว่า supplier หรือ outsoure เราจำเป็นต้องควบคุมทั้งสิ้น ไม่ว่าท่านจะเปิด PO หรือไม่ เป็นบริษัทแม่ หรือบริษัทในเครือหรือไม่ มีการชำระเงินหรือไม่ชำระเงิน ไม่สนใจว่าจะสามารถใช้กลไกข้อกำหนดจัดซื้อในการควบคุมได้หรือไม่ เป็นหน้าที่ของท่านที่ต้องควบคุมในกรอบ ข้อกำหนด ISO9001:2008
1) ที่มา ของข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการควบคุม outsoured
หมายเหตุ 2 กระบวนการที่จ้างแหล่งภายนอก คือกระบวนการที่จำเป็นสำหรับระบบบริหารคุณภาพขององค์กรแต่เลือกที่ให้องค์กร ภายนอกเป็นผู้กระทำ
หมายเหตุ 3 ทำให้มั่นใจว่าการควบคุมกระบวนการที่มีการจ้างแหล่งภายนอกนั้น มิใช่เป็นการถ่ายโอนความรับผิดชอบที่เกี่ยวกับการกระทำให้สอดคล้องกับข้อ กำหนดของลูกค้า, กฎระเบียบ และพระราชบัญญัติ ออกไป ชนิดและขอบเขตในการควบคุมกระบวนการที่จ้างแหล่งภายนอก ขึ้นอยู่กับปัจจัยเช่น
a) โอกาสการเกิดผลกระทบจากกระบวนการที่จ้างแหล่งภายนอก ต่อความสามารถขององค์กรในการส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกับข้อกำหนด
b) ระดับในการควบคุมกระบวนการที่สามารถใช้ร่วมกัน
c) ความสามารถในการบรรลุการควบคุมที่จำเป็นผ่านการประยุกต์ใช้ 7.4
2.อะไรคือ"outsourced กระบวนการ"?
-
ขณะนี้กำหนดไว้ในมาตรฐาน ISO 9001:2008 ย่อยประโยค 4.1 หมายเหตุ 2, ว่า: "Outsourced Process" คือกระบวนการที่มีความจำเป็นสำหรัึบระบบการจัดการคุณภาพขององค์กรและ องค์กรเลือกที่จะให้บุคคลภายนอกเป็นผู้กระทำ (external Party)
-
หมายเหตุ: มาตรฐาน ISO 9000:2005 ข้อ 3.4.1 กำหนด "กระบวนการ" เป็น "กลุ่มของกิจกรรมที่เกี่ยวพัน หรือ กิจกรรมที่เกี่ยวพัน ที่ซึ่งทำการเปลี่ยน inputs เป็น outputs".
-
กระบวนการ outsourced นี้อาจดำเนินการโดย ผู้รับเหมาช่วงโดยอิสระจากองค์กร ส่วนหนึ่งของบริษัท หรือบริษัทในเครือ(เช่นได้มีการแยกแผนกหรือการแบ่งส่วน ที่ไม่ได้อยู่ภายใต้ระบบการจัดการคุณภาพเดียวกัน).
-
กระบวนการ outsourced นี้อาจกระทำภายในพื้นที่ของสถานประกอบการนั้นๆหรือ สถานที่่อื่นที่เป็นอิสระหรือในลักษณะอื่นๆ.
3. เจตนารมณ์ของข้อ 4.1
-
เจตนารมณ์ของมาตรฐาน ISO 9001:2008ข้อ4.1 นั้นใช้สำหรับองค์กรที่ไม่ว่าี่จะ outsourceเป็นการถาวรหรือชั่วคราว ในกระบวนการที่มีผลต่อการบรรลุข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ (ดูมาตรฐาน ISO 9001:2008 ประโยค 7.2.1)
-
หากกระบวนการนั้นมีผลต่อการบรรลุข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ จะไม่สามารถละเว้นการควบคุมดูแลกระบวนการเหล่านี้ในระบบบริหารจัดการคุณภาพ ได้ (QMS)
-
ในการกระทำให้สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO9001:2008 นี้ องค์กรต้องแสดงให้เห็นได้ว่าได้มีการควบคุมดูแลอย่างพอเพียงกับกระบวนการที่ outsource นี้ เพื่อให้มั่นใจว่าได้มีการการปฏิบัติตามตามความต้องการของข้อกำหนดที่่ เกี่ยวข้องกับ ISO 9001:2008 และข้อกำหนดอื่นๆของระบบบริหารจัดการคุณภาพขององค์กร
-
จะต้องควบคุมมากหรือน้อย เข้มงวดไม่เข้มงวดขึ้นอยู่กับ ความเสี่ยง และความสามารถของ ผู้รับเหมาช่วงในการกระทำตามข้อกำหนดของกระบวนการ
-
ในการควบคุมoutsoure นั้น ควรมีการพิจารณามาตรการการควบคุมไม่ว่า ในส่วนของ กิจกรรมของผู้บริหาร (5.0) การจัดการทรัพยากร(6.0) การก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ (7.0 รวมถึงการวัดวิเคราะห์(8.0)
-
กระบวนการที่ Outsourced นั้นย่อมมีความเชื่อมโยงกับกระบวนการอื่นๆขององค์กร (กระบวนการอื่นๆเหล่านี้อาจมีการดําเนินการโดยองค์กรเองหรืออาจเป็นการ outsourced กระบวนการออกภายนอก).ปฏิสัมพันฑ์ระหว่างกระบวนการนี้ต้องได้รับการจัดการ (ดูมาตรฐาน ISO 9001:2008 ข้อ 4.1 (ก) และ (b)).
4. หลักการควบคุมกระบวนการ outsourced
4.1) ไม่ได้มีธุรกรรมที่ซื้อขายกัน จะต้องได้รับการควบคุมในเรื่อง outsource หรือ ไม่
-
การควบรวมของกระบวนการ outsourced โดยปกติิจะอยู่ภายใตข้อกำหนดข้อ 7.4 (Purchasing) และ ข้อกำหนด 4.1 (ข้อกำหนดทั่วไป)
-
ในบางครั้งถึงแม้ว่า เราไม่ใช้ธุรกรรมการสั่งซื้อ เข่น การทำธุรกรรมกันในกลุ่มหรือการได้รับการสนับสนุน หรือมีส่วนเกี่ยวพันกับบริษัทแม่ ที่ซึ่งไม่มีการซื้อขาย ไม่การโอนจ่ายเงิน แต่ไม่ว่าอย่างไรประเด็นนี้ยังคงต้่องได้รับการควบคุมตาม ข้อ ISO 9001:2008 Clauses 7.4 และ 4.1
4.2) หลักความคิดในการพิจารณาระดับการควบคุม outsource
-
มีสองสถานการณ์ที่พิจารณาความเหมาะสมในเรื่องระดับการควบคุม
1. องค์กรมีความสามารถหรือมีประสบการณ์ในการดำเนินการกระบวนการนั้นแต่เลือกที่ จะ outsource ให้กับองค์กรภายนอก (ไม่ว่าเหตุผลสำหรับการค้าหรืออื่นๆ). ในกรณีเช่นนี้ เกณฑ์การควบคุมกระบวนการมักได้รับการจัดทำไว้เรียบร้อยแล้วและสามารถกำหนด ให้เป็นข้อกำหนดสำหรับ ผู้รับเหมาช่วงในกระบวนการที่ outsource นั้นๆตามความจำเป็น2. องค์กรไม่มีความสามารถในการดำเนินการกระบวนการนั้นๆ และเลือกที่จะ outsource ( เป็นกระบวนการทีี่ไม่มีอุปกรณ์ในการทำ ไม่มีทักษะ ไม่มีความรู้ ไมมีประสบการณ์ในงานนั้นๆ)ในกรณีเช่นนี้ เป็นหน้าที่ขององค์กรที่ต้องทำให้มั่นใจว่ามีการควบคุมที่เพียงพอ (โดยอาจให้ทางผู้รับเหมาช่วงเป็นผู้ันำเสนอ หรือให้บุคคลภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญเป็นผู้ประเมินความพอเพียงของมาตรการ ควบคุม)
4.3) สัญญา VS Outsourced
-
โดยทั่วไปแล้ว (อาจจะเป็นวิธีการที่จำเป็น) ที่จะต้องกำหนดวิํีธีการในการควบคุม outsource ในสัญญาระหว่างองค์กรกับผู้รับเหมาช่่วง
-
การควบคุมกระบวนการที่ outsource ต้องควบคุมดูแลมากหรือน้อย เน้นไม่เน้น ขึ้นอยู่กับความสามารถในการส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกับข้อกำหนด บางอย่างง่าย บางอย่างยาก บางอย่างกระทบน้อย บางอย่างกระทบมาก
-
การ outsourced นี้ ไม่ว่าอย่างไรก็ตามไม่สามารถปฏิเสธความรับผิดชอบกับการกระทำตามข้อกำหนด ลูกค้า ข้อกำหนดกฎหมายและระเบียบข้อกำหนด.
4.4) Validation of process
4.5. ข้อคิดในการควบคุม outsource
-
ชนิดและวิธีการในการควบคุม outsoured ขึ้นอยู่กับธรรมชาติและความซับซ้อนของกระบวนการนั้นๆ
-
การควบคุมควรจะระบุทุกสิ่งที่เป็นจุดสำคัญที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อประเด็นปัญหาคุณภาพผลิตภัณฑ์ในกระบวนการที่ outsource
-
การใช้ กฏเกณฑ์การจัดซื้อและวิธีการในการประเมินผู้ขาย หรือการควบคุม outsource process ต้องเหมาะสมโดยขึ้นอยู่กับว่า อะไรที่เรา outsource เช่นการสั่งจ้างทำผลิตภัณฑ์ชิ้นส่วนประกอบ ย่อมต้องการระดับการควบคุมที่มากกว่าซื้อวัตถุดิบทั่วไปที่มีในท้องตลาด ซึ่งกรอบความคิดนี้ควรถูกใช้ในการพิจารณาว่าต้องกำหนดระดับการควบคุมนี้ไว้ ที่ไหนใน QMS
5. ระบุกระบวนการ outsource process อย่างมืออาชีพ
Outsource Processed
|
ISO9001 Requirement
|
การสอบเทียบ
|
7.6, ...
|
ออกแบบ
|
7.3, ....
|
จัดทำแม่พิมพ์
|
7.3, 7.5,....
|
ซ่อมบำรุง
|
6.3, ....
|
จ้างทำชิ้นส่วน ...
|
...
|
....
|
...
|
6. กระบวนการอะไรที่มัก Outsource
-
ออกแบบ
-
การขนส่ง
-
การสอบเทียบ
-
การทำการทดสอบ Lab Testing
-
การชุบผิิิิิว การทำสี
-
การทำแม่พิมพ์ ,jig ,fixture
-
การทำชิ้นส่วนต่างๆ
-
การผสมวัตถุดิบ
-
การให้บริการหน้างาน หรือ ติดตั้ง field servie /installation
-
จ้างประกอบ
-
การสำรวจตลาด การจัดทำโพล การทำ focus group
-
งานซ่อมบำรุง
-
งาน machine
-
งานจัดซื้อ จัดจ้าง
-
การทำ Packaging
-
Warehouse
-
การกำจัดแมลง/สัตว์พาหะ Pest Control
-
ทั้งหมดของกระบวนการผลิต (ท่านออกแบบ แต่จ้างผู้อื่นผลิตให้ บางครั้งอาจรวมกระจายสินค้าให้ด้วย)
-
etc ..
7. วิธีการในการควบคุม Outsource Process มีอะไรบ้าง
วิธีการ
|
รายละเอียด
|
Supplier Audit
|
การใข้การตรวจประเมินเป็นวิธีการที่ใช้กันอย่างหลากหลาย ความถี่ วิธีการ ต้องเหมาะสมกับผลกระทบของ supplierที่มีต่อการสอดคล้องกับข้อกำหนดลูกค้า ดังนั้น supplier แต่ละรายไม่ควรมีความถี่และวิธีการในการตรวจประเมินที่เหมือนกัน
|
Spec, Guidline, Tooling,Process Document
|
ในบางกรณี องค์กรต้องจัดเตรียมเอกสารนอกเหนือจาก product specification แต่รวมถึงกระบวนการผลิตและการตรวจสอบด้วย
ไม่ว่าการจัดเตรียม คู่มือในการทำงาน(WI) , tool, Jig และอาจรวมถึงวัตถุดิบ ที่ซึ่งบางครั้งรวมถึงการจัดการอบรมและสอนงาน โดยการสร้างเอกสารที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ สอน ฝึกอบรม จนกว่าคนในองค์กรรับเหมาช่วงสามารถทำงานได้
|
Third Party
|
ในกรณีที่เราไม่มีความถนัดในงานนั้นๆ หรือยากต่อการควบคุม จัดการ เราสามารถให้บุคคลที่สามที่มีความสามารถ ในการควบคุมงาน ตรวจสอบงาน รับประกันงานให้เราได้
|
อบรม
|
ในกรณีที่บุคลากรของผู้รับเหมาช่วงนั้นมีผลกระทบต่อคุณภาพ ของงาน เราอาจใช้วิธีการในการอบรมพนักงานขององค์กรผู้รับเหมาช่วงรวมถึงการ qualify บุคลากรตามข้อกำหนดของเรา
|
การวางแผน/ประชุมร่วมกัน
|
สำหรับการoutsource ชิ้นส่วนงานหลัก หรือชิ้นส่วนค่อนข้างมากของเราให้ผู้รับเหมาช่วงทำการผลิต เรามักมีการประชุมกันเพื่อตกลงสื่อสารกันค่อนข้างมากไม่ว่า แผนการผลิต ระดับสินค้าคงคลัง การปรับเปลีี่่ยนงานวิศวกรรม เกณฑ์การตรวจสอบทดสอบ คำร้องเรียนลูกค้า ผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด การทำชิ้นงานต้นแบบ การทดลองผลิต การจัดทำ prototype เป็นต้้น
|
Representative on-site
|
คือการส่งตัวแทน ให้ไปทำงานที่สถานประกอบการของผู้รับเหมาช่วง เพื่อควบคุมงาน ทำงานร่วมกันและ แก้ปัญหาร่วมกัน
|
In process performance data
|
การควบคุมแบบง่ายที่สามารถกระำทำได้อย่างมีประสิทธิผลคือ การร้องขอให้ ผู้รับเหมาช่วงส่งข้อมูลสมรรถนะของกระบวนการ ของเีสีย การเกิดชะงักในกระบวนการผลิต
|
ISO9001/concerns standard Certify
|
บางครั้งการที่ผู้รับเหมาช่วงได้รับการรับรองเป็นการแสดง ระดับ การควบคุมที่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงาน calibration ในกรณีที่ได้รับมาตรฐาน ISO 17025 น่าจะถือว่าเพียงพอ
|
Purchasing Criteria
|
ในบางกรณีการควบคุมโดยใช้ระบบการจัดซื้อ ยังคงมีความเพียงพอเหมาะสม ไม่ว่า incoming inspection , certificate of analysis, ผลการตรวจสอบขั้นสุดท้าย
|
-
วัตถุดิบ
-
ชิ้นส่วน
-
เครื่องมือ อุปกรณ์
-
งานบริการทั่วไป สอบเทียบ ซ่อมบำรุง การติดตั้ง
-
outsource process (งานผลิต งานทดสอบ งานออกแบบ งานบรรจุ
-
Infrastructure
ประเด็น
|
อธิบาย
|
Money
|
ในแต่ละผู้รับเหมาช่วง เม็ดเงินหรืออัตราส่วนของเงินที่จ่ายให้แต่ละผู้รับเหมาช่วง บ่งบอกอะไรบางอย่าง หากยอดคำสั่งซื้อกับองค์กรนั้นค่อนข้างสูงนั้นแปลว่าท่านมีเหตุผลอย่างเพียง พอที่จะใส่ใจ เข้มงวดในมาตรการควบคุม
|
Power of bargain
|
แน่นอน หากท่านเป็นลูกค้ารายเล็กสำหรับผู้รับเหมาช่วงนั้น มาตรการในการควบคุมนั้นได้ถูกจำกัดโดยปริยาย
|
อัตราส่วนชิ้นส่วน
|
ในการผลิตผลิตภัณฑ์ ไม่ว่าชิ้นส่วนนั้นมีราคาสูงหรือต่ำ หากไม่มีชิ้นส่วนนั้นประกอบเป็นผลิตภัณฑ์ล้วนแล้วแต่สร้างปัญหาทั้งสิ้น
องค์กรที่มีการใช้ผู้รับเหมาช่วงหลายราย แต่ละรายอาจมีวิธีการในการควบคุมที่ต่างกัน ในรายที่เราให้order ชิ้นส่วนผลิตในอัตราส่วนที่สุงให้กับรายนั้น หกกว่าเกิดปัญหาขึ้นและเราไม่สามารถหาชิ้นส่วนจากผู้รับเหมาช่วงรายอื่นได้ ทัน แปลว่ารายนั้นต้องได้รับการควบคุมที่เข้มงวดเป็นพิเศษถ้าเทียบกับผู้รับเหมา ผลิตชิ้นส่วนรายอื่นๆ
|
ราคาชิ้นส่วน
|
โดยปกติแล้วชิ้นส่วนที่ราคาแพง มักใช้เวลานานในการสั่งซื่้อหรือสั่งผลิต (long lead item) และมักไม่ค่อยมีสต็อกทั้งนี้เนื่องจากราคาต้นทุนในการสต็อก และน่าจะยากลำบากในการหาชิ้นส่วนอื่นทดแทน ดังนั้นหากท่านมีการ Outsource ชิ้นส่วนที่ราคาค่อนข้างสูงแปลว่ามีความเสี่ยงสูงที่ท่านควรใส่ใจ
|
made to order หรือ หาได้ทั่วไป
|
สำหรับชิ้นส่วนหรือวัตถุดิบที่ made to order นั้นเป็นการผลิตเฉพาะเพื่อให้ได้ตาม สเป็คที่ท่านกำหนด การทำให้ได้ตาม สเป็คมีความเสี่ยงไม่ว่าในเรื่องความเข้าใจใน สเป็ค ของผู้รับเหมาช่วง ความสามารถในการทำตาม รวมถึง ความลับทางธุรกิจ ดังนั้นผู้รับเหมาช่วงในกรณี made to order ถือว่ามีความเสี่ยงสูง
|
Lead time
|
หากวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนนั้น ต้องใช้เวลานานจากคำสั่งซื้อจนถึงการส่งมอบใช้เวลานาน ไม่ต้องคิดมาก เสี่ยงสูงแน่นอน เพราะหากเกิดอะไรขึ้นเราแก้ปัญหาไม่ทัน
|
แห่ลงผลิต
|
มีหลายแหล่งหรือไม่ หรือค่อนข้างจะเป็น monopoly หากมีแหล่งผลิตจำกัด ไม่สามารถหาผู้ขายหรือผู้รับเหมาช่วงได้ง่ายๆ ความเสี่ยงสูงขัดเจน
|
handling of customer own material
|
ในบางกรณี เราต้องใช้วัตถุดิบหรือชิ้นส่วนที่ลูกค้าให้มา แต่งานนั้นเราต้องส่งต่อให้ผู้รับเหมาช่วงเช่นการประกอบ หากเกิดปัญหาขึ้นเราคงไม่สามารถแก้ปัญหาได้ง่ายๆ เพราะ ชิ้นส่วนนั้น หรือวัตถุดิบนั่นเป็นของลูกค้าให้มา ซึ่งอาจรวมถึงเครื่องมืออุปกร์เช่น แม่พิมพ์ จิ๊ก ฟิ็กเจอร๋ หากใช่
|