บัญญัติ 9 ประการของ MR (Management Representative)

• | พิมพ์ |
•  อีเมล

รายละเอียด

ฮิต: 16588

บางองค์กรสำเร็จ บางองค์กรล้มเหลว ในการนำระบบไปปฏิบัติใช้ ความสำเร็จหรือล้มเหลวนี้ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติประจำตัวของ MR ค่อนข้างมาก แต่ละองค์กรมีปัญหาไม่เหมือนกัน จึงมีคุณสมบัติที่ต้องการไม่เท่ากัน และด้วยน้ำหนักที่ไม่เหมือนกัน แล้วมีคุณสมบัติอะไรบ้างที่ MR ต้องมี หรือควรจะมี เพื่อที่ท่านจะได้เลือกคนไม่ผิดมาเป็น MR.......

1. อดทน
 

จริงๆแล้วคำว่าอดทนเป็นคุณสมบัติที่ปกติ ของคนที่ทำงานสำเร็จ คนที่ไม่สู้งานย่อมทำอะไรไม่สำเร็จ แต่ไม่ว่าอย่างไร คุณสมบัติในเรื่องอดทนกลับเป็นคุณสมบัติแรกที่ควรจะมี

ต้องมีร่างกายที่อึด ต้องมีสุขภาพร่างกายที่ดี โดยเฉพาะผู้ที่ต้องรับผิดชอบในช่วงการออกแบบระบบหรือนำระบบไปปฏิบัติใช้ เพราะในช่วงการนำระบบไปปฏิบัติใช้ ท่านอาจจำเป็นต้องนอนดึก ตื่นเช้า มาทำงานเสาร์ อาทิตย์ การเป็น MR ในช่วงการออกแบบระบบมีความคล้ายกับการทำงานโครงการ ซึ่งเมื่อไหร่ที่เป็นงานโครงการ มั่นใจได้ว่าท่านจะทำงานภายใต้กรอบเวลาที่เคร่งครัด มีการเร่งงานในช่วงท้ายเสมอ ทำให้บางชั่วเวลาต้องทำงานหนักเพื่อเร่งรัดงานให้เสร็จ

ต้องเป็นคนที่สู้ไม่ถอย ท่านทำงานภายใต้แรงกดดันต่อสภาวะจิตใจ จิตใจท่านต้องเข้มแข็ง ต้องสามารถรับแรงกดดันจาก หัวหน้า ผู้ร่วมงาน ลูกน้อง ที่ปรึกษา ผู้ตรวจประเมิน ท่านต้องรับผิดชอบงานในงานที่นอกเหนืออำนาจสั่งการ เพราะงานต่างๆทำโดยส่วนงานอื่นๆ ท่านเป็นเพียง Facilitator ทั้งยังต้องทำภาระกิจในการ change องค์กร ที่ซึ่งไม่มีใครอยาก change กับท่านหรอก บางทีท่านอาจได้แต่ความรับผิดชอบ อำนาจ ทรัพยากรไม่ได้ให้มา

ต้องเป็นคนที่กล้าขอร้องผู้อื่นและอดทนต่อผลลัพธ์ ท่านมักต้องเป็นฝ่ายที่ต้องขอความร่วมมือจากคนอื่น และต้องเป็นฝ่ายตาม คนที่ไม่เคยติดตามงานของคนอื่น คนที่ไม่รู้จักไหว้วานคนอื่นให้ช่วยทำงานให้ การทำเรื่องนี้ต้องมีความอดทนในภาวะจิตใจเป็นอย่างยิ่ง
 

2. รู้จักวิธีพูด

เนื่องจากงานของ MR เกือบ 90% เป็นการประสานงาน ดังนั้นไม่แปลกที่ต้องมีทักษะในการประสานงาน ต้องรู้วิธีในการพูด วิธีในการสื่อสารกับผู้อื่นซึ่ง แตกต่างทั้งตำแหน่ง อายุ วุฒิภาวะ คนที่เป็นนักวิชาการแต่ไม่สามารถประสานให้ผู้อื่นทำตามความคิดของตน ไม่สามารถประสานให้งานสำเร็จตามเวลา ไม่สามารถทำงานนี้ได้ เพราะในเรื่องเดียวกันบางครั้งสำเร็จบางที่ล้มเหลวเพราะเรื่องเดียวคือ วิธีการและท่วงทำนองในการสื่อสาร

การพูดให้สำเร็จ ไม่ใช่แต่สามารถเปล่งเสียงออกจากปาก แต่ต้องใส่ใจกับการแสดงออกของผู้ฟัง เพื่อจับทิศทางและบรรยากาศ ไม่ว่าการใช้เสียง น้ำเสียง การใช้สายตา และการแสดงท่าทาง เพื่อให้สิ่งที่ท่านต้องการสื่อสารสำเร็จ

3. รู้วิชาการ

ผู้ที่ทำหน้าที่ MR คงปฏิเสธไม่ได้ว่าต้องทำการตัดสินใจในขณะออกแบบระบบ รวมถึงการปรับปรุงระบบ เมื่อต้องทำการตัดสินใจจึงทำให้ MR ต้องมีความรู้ในเรื่องหลักการบริหารจัดการ ต้องรู้ best practice ต้องรู้ข้อกำหนด ISO9001 บ้าง เพราะหากไม่รู้เลยคงไม่สามารถออกแบบระบบ หรือดูแลระบบได้ เพราะคนในองค์กรท่านเวลาติดขัดอะไร มักมองหา MR ก่อน ต้องถาม MR ก่อน ซึ่งบางทีบางครั้งต้องทำหน้าที่เป็นผู้พิพากษาจำเป็น
แต่การที่ต้องมีความรู้ในเรื่องหลักการบริหารจัดการไม่ได้หมายความว่าท่าน ต้องจบ MBA แต่อย่างใด แต่หมายถึงท่านต้องเป็นคนที่รู้หรือพยายามเรียนรู้ว่าระบบการจัดการคืออะไร แล้วทำอย่างไรถึงจะดีจะเหมาะกับท่าน

4. เป็นนักประสานงาน

เนื่องจากMR ต้องทำการตัดสินใจเวลาเกิดอะไรติดขัด ต้องติดตามงาน ต้องแก้งาน ต้องลดความขัดแย้งระหว่างหน่วยงาน ในระหว่างการออกแบบและดูแลระบบ MR ต้องทำการติดต่อกับหน่วยงานอื่นๆซึ่งหากองค์กรนั้นๆมีผู้จัดการที่ดี มีวัฒนธรรมในการทำงานที่ดีท่านจะไม่มีปัญหา แต่มักไม่เป็นเช่นนั้น ในการทำให้โครงการ ISO9001 สำเร็จต้องการนักประสานงานให้โครงการสำเร็จลุล่วงให้ได้

5. มีสำนึกการบริการ
 

ในการทำงานโครงการ ISO9001 ให้สำเร็จ ท่านมักต้องทำงานนอกหน้าที่เสมอ เช่น ช่วยหาข้อมูลให้ ช่วยทำให้ ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กรเสมอ ผู้ที่ทำหน้าที่นี้ได้ดีจึงเป็นผู้ที่พร้อมจะทำงานเกินหน้าที่ เพื่อให้โครงการ ISO9001 เดินไปตามแผนงานและรอยยิ้ม ( Give and take)

6. เข้ากับคนง่าย

การเป็น MR ต้องสัมผัสคนในหลายๆระดับ เพื่อให้โครงการ ISO9001 สำเร็จให้ได้ อาจต้องเดินเข้าไปใน line การผลิต เพื่อสอบถามงาน ดูงานกับพนักงานทีทำงานเพื่อพิจารณาว่าจะปรับระบบตรงไหนได้บ้าง อาจต้องเข้าไปคุยกับวิศวกรจอมวีน เพื่อให้พี่ท่านทำอะไรบางอย่างให้ อาจต้องคุยกับ IT อาจต้องคุยกับเจ้าแม่จัดซื้อจอมดุ และเขี้ยว

7. ต้องรู้ใจนาย

MR ย่อมาจาก Management Representative ชื่อก็บอกอยู่ว่า เป็นผู้แทนของผู้บริหาร (ระดับสูง) การที่ต้องคุยกับผู้บริหารระดับสูงได้สนิทใจ ต้องมีความสนิทสนมพอควร ต้องรู้ว่าเจ้านายมีนโยบายจริงๆอย่างไร ต้องรู้ว่าเจ้านายอยากได้อะไรจากระบบ ต้องรู้ว่าเจ้านายตัวเองมีวิธีการจัดการแบบไหน ระบบการจัดการที่ดีต้องเหมาะกับเจ้าของระบบตัวจริงคือผู้บริหารระดับสูงครับ หากระบบการจัดการไม่สามารถให้ประโยชน์กับผู้บริหารระดับสูงได้ ระบบการจัดการนั้นจะไม่ได้รับการเหลียวแลและจะกลายเป็นภาระองค์กรท่านไป

8. มีความเป็นผู้นำ

MR การเป็นตัวแทนผู้บริหารนี้ มีหน้าที่ มีความรับผิดชอบ แต่มักไม่มีอำนาจ ผู้ที่ท่านต้องทำงานด้วยส่วนมากไม่ใช่ลูกน้องท่าน ช่วงระหว่างการออกแบบระบบจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีหัวหน้าโครงการ ต้องอาศัยศักยภาพความเป็นผู้นำสูงมาก ในการผลักดันให้โครงการขับเคลื่อนไป หากท่านไม่สามารถสร้างอิทธพลเหนือคนอื่นได้ ท่านจะมีปัญหามากๆในการทำให้งานสำเร็จ

9. เขียนเอกสารเป็น

สิ่งหนึ่งที่สำคัญและมักได้มาระหว่างการทำระบบ ISO คือ เอกสาร เพราะการมีคู่มือและวิธีการทำงานที่ดี เป็นหลักการสำคัญในการลดความผิดพลาดจากการทำงานของคน การมีทักษะในการเขียนจะทำให้องค์กรท่านมีระบบ มีกฏกติการที่ดี อ่านง่าย ไม่คลุมเครือ และสุดท้ายสามารถนำไปใช้ได้จริงโดย

ไม่จำเป็นหรอกว่า MR ต้องสอบภาษาไทยได้เกรด A มาก่อน ทุกคนเขียนได้อ่านออก แต่ที่จำเป็นคือMR ต้องรู้ว่าวิธีการทำงานที่เหมาะกับพนักงานในแต่ละส่วนงานไม่เหมือนกัน ต้องรู้จักการใช้รูปภาพ ใช้ flow chart เทคนิคการเน้นย้ำ ซึ่งเป็นเทคนิคที่ทำให้ผู้อ่านเอกสารนั้นๆสามารถรู้ได้ทันที่ว่าประเด็น สำคัญของงานคืออะไร อะไรบ้างที่ต้องใส่ อะไรบ้างไม่ต้อง สิ่งนี้ต้องอาศัยความฉลาดในการเขียนเป็นอย่างยิ่ง

ในความเป็นจริง เราไม่สามารถหาบุคคลที่มีคุณสมบัติได้ครบถ้วน และท่านก็ไม่มีความจำเป็นด้วย แต่ละองค์กรมีขนาด มีรูปแบบธุรกิจ มีปัญหาของคนในองค์กร ที่ต่างกัน การที่ท่านรู้ว่าคุณสมบัติของผู้ที่เป็น MR มีอะไรบ้างจะทำให้ท่านสามารถคอยระวัง คอยเสริมจุดอ่อนของ MR ของท่านได้ ขณะเดียวกันผู้ที่เป็น MR หรือ เตรียมตัวที่จะเป็น MR จะได้รู้ว่าตัวเองยังขาดอะไรหรือต้องเสริมอะไรบ้าง